Entenda como cada instrumento funciona, qual a base legal de cada um e como escolher o mais adequado para o seu caso.
Existem situações em que o advogado precisa comprovar um fato antes da instrução processual, seja para instruir a petição inicial, pedir uma liminar ou reforçar um pedido de tutela antecipada. Nessas hipóteses, dois instrumentos notariais se destacam: a Ata Notarial e a Declaração por Instrumento Público (também chamada de Escritura Pública Declaratória).
Ambos são lavrados em Cartório de Notas e possuem fé pública, mas servem para finalidades jurídicas completamente diferentes. A escolha errada entre eles pode enfraquecer a prova antes mesmo de o processo começar.
Na minha experiência, a confusão entre os dois instrumentos é frequente e evitável. Este artigo explica como funcionam, qual a base legal de cada um e quando usar cada instrumento na prática.
O que é a Ata Notarial
A Ata Notarial é o documento em que o tabelião registra fatos concretos que ele próprio constatou com seus próprios sentidos, visão e audição. Não há manifestação de vontade ou depoimento de terceiro: apenas a descrição objetiva de um fato presenciado pelo tabelião.
Exemplo prático: o tabelião acessa o celular do cliente e relata: “Constato que, na data X, o número Y enviou a mensagem Z…”, ou vai a um imóvel e descreve o que encontra. O tabelião não emite juízo de valor sobre o que vê; ele apenas registra o fato com neutralidade e é exatamente essa neutralidade que confere enorme força ao documento perante o juiz.
Quando usar: é o instrumento adequado para preservar provas digitais (mensagens de WhatsApp, áudios, publicações em redes sociais), registrar o estado físico de um imóvel ou documentar qualquer fato que o tabelião possa verificar diretamente.
O que é a Declaração por Instrumento Público (Escritura Pública Declaratória)
A Declaração por Instrumento Público é o documento em que o tabelião registra a vontade e o depoimento de uma pessoa. A testemunha comparece ao Cartório de Notas, apresenta seus documentos e narra os fatos ao escrevente. O tabelião não testemunhou os fatos narrados, ele dá fé pública de que aquela testemunha específica compareceu e prestou aquela declaração sob responsabilidade civil e criminal.
Exemplo prático: a testemunha vai ao cartório e declara: “Eu declaro, sob as penas da lei, que o Fulano é um pai presente e dedicado…”. O conteúdo do que ela disse pode ser contestado pela outra parte no processo, mas o fato de que ela compareceu e fez aquela declaração é incontestável.
Quando usar: é o instrumento ideal para colher depoimentos e relatos de terceiros de forma qualificada antes de uma audiência judicial, como vizinhos, professores, familiares que não podem aguardar a instrução processual.
Quadro comparativo: Ata Notarial x Declaração por Instrumento Público
| Critério | Escritura Pública de Declaração | Ata Notarial |
| O que é? | O Tabelião reduz a termo o depoimento de uma pessoa. A testemunha vai ao cartório e declara o que sabe. | O Tabelião atesta a existência de um fato que ele mesmo presenciou ou verificou (ex: conversas de WhatsApp, áudios, posts). |
| Foco Principal | A palavra/relato da testemunha. | A prova materializada (mensagens, fotos, vídeos). |
| Força da Fé Pública | Garante que a testemunha realmente esteve lá e disse aquilo. Porém, o conteúdo do que ela disse pode ser contestado pela outra parte no processo. | Garante com força quase absoluta que o fato existiu exatamente daquela forma naquela data (ex: que a mensagem não foi editada). |
| Uso na Regulamentação de Visitas | Ideal para colher o depoimento de um vizinho, professor ou familiar que não pode ir à audiência de instrução. | Ideal para registrar ameaças, alienação parental por mensagens, descumprimento de horários combinados por WhatsApp ou áudios. |
| Custo (Média) | Geralmente mais barata (valor fixo por escritura). | Geralmente mais cara (cobrada por folha/página de anexo ou prints). |
Fundamentação legal
Conhecer os artigos que sustentam cada instrumento é o que permite ao advogado apresentar a prova com segurança e antecipar eventuais questionamentos da parte contrária.
Base legal da Declaração por Instrumento Público A Declaração por Instrumento Público ingressa no processo como documento público, com presunção de autenticidade prevista no art. 405 do CPC: “O documento público faz prova não só da sua formação, mas também dos fatos que o escrivão, o chefe de secretaria, o tabelião ou o funcionário declarar que ocorreram em sua presença.”
Isso significa que o juiz aceita como verdade absoluta que a testemunha compareceu ao cartório, se identificou e prestou aquela declaração sob pena de crime de falso testemunho. O art. 408, parágrafo único, do CPC estabelece o limite do instrumento: ele prova que a testemunha afirmou o fato, mas não o fato em si, portanto se houver contestação, o ônus de confirmar o conteúdo permanece com o interessado.
Para pedidos de tutela de urgência, a declaração pública funciona como a prova documental exigida pelo art. 300 do CPC, gerando a probabilidade do direito necessária para o juiz conceder medidas provisórias antes da audiência de instrução.
Base legal da Ata Notarial
A Ata Notarial tem base legal sólida e é classificada como meio típico de prova no ordenamento jurídico brasileiro:
Art. 384 do CPC: principal fundamento processual: “A existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião.” O parágrafo único estende expressamente sua aplicação a dados representados em imagens, sons ou arquivos eletrônicos.
Art. 7º, III, da Lei nº 8.935/1994: define que a lavratura de atas notariais é competência exclusiva dos tabeliães de notas.
Art. 215 do Código Civil: estabelece que os atos lavrados em notas de tabelião são documentos públicos com fé pública, fazendo prova plena.
O valor probatório da Ata Notarial é elevado por três características: presunção relativa de veracidade (iuris tantum) de tudo o que o tabelião relatou; eficácia de prova pré-constituída, que preserva o fato mesmo que a prova digital seja apagada posteriormente; e constatação sensorial pura, sem juízo de valor.
Como escolher o instrumento certo
A decisão prática é direta: se o objetivo é colher o depoimento de uma testemunha, a escolha é a Escritura Pública de Declaração, as testemunhas comparecem ao Cartório de Notas, apresentam documentos e narram os fatos. O documento gerado substitui, com muito mais força jurídica, a declaração particular com firma reconhecida.
Se o objetivo é preservar conversas de WhatsApp, áudios ou qualquer prova digital, a escolha é a Ata Notarial, o celular é levado ao cartório para que o tabelião transcreva as mensagens relevantes e certifique que o número e o conteúdo são autênticos.
Perguntas frequentes sobre Ata Notarial e Declaração por Instrumento Público
A Ata Notarial pode ser usada para WhatsApp?
Sim. O art. 384, parágrafo único, do CPC prevê expressamente o uso da ata notarial para registrar dados em imagens, sons e arquivos eletrônicos, incluindo conversas de aplicativos de mensagens.
A Declaração por Instrumento Público tem a mesma força que um depoimento em audiência?
Não exatamente. Ela prova que a testemunha compareceu e fez aquela declaração, mas o conteúdo pode ser contestado pela parte contrária. O instrumento é valioso para instruir a petição inicial e pedidos liminares, mas não substitui o depoimento presencial quando a credibilidade da testemunha for decisiva para o mérito.
Qual dos dois instrumentos é mais caro?
Em geral, a Ata Notarial é mais cara, pois a cobrança costuma ser por folha ou página de anexo, especialmente quando envolve prints de tela. A Escritura Pública de Declaração normalmente tem valor fixo por escritura.
É possível usar os dois instrumentos no mesmo processo?
Sim. É comum instruir uma inicial com Escritura Pública de Declaração de testemunhas e Ata Notarial de conversas de WhatsApp, quando o caso exige comprovar tanto relatos de terceiros quanto evidências digitais.
